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回复电子邮件的礼仪

三思回复内容
 1、勿期盼他人会立即回复你的信件
  发信者通常会期盼所传送出去的邮件,能够让对方赶快阅读、处理,以及回复。我们不要对他人回复信件的时效性做过分期许。
 2、当他人误送邮件给你时,尽可能代为传递或通知原寄送人
  忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者,都是不好的网际行为,因为发信人通常会焦虑地等待回信,甚或怀疑信件是否到达了该去的地方?如果收信者能从信件内容看出正确的收信者,应迅速转送出去。若无法辨认,也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。在网际空间中,要有宽容互助的心胸,原谅别人无心的错误并热心协助。
  3、情绪高涨时避免立即回复讯息
  人们习惯于面对面的口语传播,脸部表情与身体语言都会辅助沟通的效益。然而,使用电子邮件沟通却缺乏这些看得到或听得到的辅助,极易造成误解。有很多的字句在日常口语沟通时并不会冒犯他人,例如有人以「三字经」作为见面时打招呼的口头禅,但若将其写入邮件传送给不明究理的人,恐怕将引起不可预期的纷争。当来信引发个人情绪高涨时,此时应等心情平静后再看一遍,恢复正常理智时,解读信件内容的方式或许全然不同。
 4、谨慎处理恶意中伤的邮件
  在网际空间中,恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称之为"Flames"。对于Flames的处理要非常谨慎,以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付Flames最好的方法为:忽视它!离开屏幕继续过着自己正常而理性的生活。
 5、阅读信件时应设法厘清建议与意见
  如同撰写传送邮件时须注意厘清建议与意见一般,阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。详细辨明来信到底只是表达看法、反应需求还是提出方案、鼓吹行动?如此,才能适当地回复来信。
  6、避免非相关主题性的言语
  网际空间具有「八卦」传播与间聊的特性,切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。因此,回复他人建议与意见时,必须扣紧主题,并提出相关的实证予以说明,尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外,要回复他人信件时,请使用“Reply”的功能,不要另起标题而造成对方的混淆。
  7、将同一主题的所有后续意见阅读完毕,再回复自己的意见
  在回复某一特定信函之前,请先阅读所有已回复该信的内容,也许你原定的回复内容已有十个人讲过相同的意见。若真如此,只须轻描淡写地表达即可,无须重复大家已觉厌烦的意见。在网际空间中,长篇大论往往不会引发他人阅读的兴趣,反而是那些精简有力的言论会吸引群众。
 8、确认将要回复的对象是谁
  在网际空间中进行公众事务的讨论时,请再三思考虑回复的对象到底是谁?有必要将自己的意见广播吗?或许,只须回复意见给发信者,并加注说明:「如果你觉得有必要将这个意见广播给大家,敬请传送无妨!署名」。署名代表着回复者对其言论负责的态度,也让回复者因其精辟的言论有所赞誉回馈。
 9、切勿在未经同意前,将他人信函转送给第三者
  若要把他人的来函转送给第三者之前,要先征询来信者的同意,否则犯了网络礼仪的大忌!对来信者而言,邮件内容是针对收信者所撰写的私人信函,不见得适合他人阅读。
  10、考虑替代性的沟通管道
  回复电子信件前,再思考一下:为何不拿起电话与对方聊聊或约个时间当面签覆?别忘了,电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助(如表情、肢体语言等)。见面三分情,即使是使用电话,状况也会完全不一样的,更何况目前太多的人都是以非自己母语的英文进行电子邮件沟通,误解与纠纷自然在所难免。最后,要提醒所有新新的计算机族群们,当你们成为优秀的好国民时,千万要遵守「因特网」的礼仪,不要认为在计算机的世界里,没有人可以看见你,就可以为所欲为哦!



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